Communication événementielle

  • Organisation d’événements pour entreprises et organismes;
  • lancement de produits;
  • gala anniversaire;
  • colloques;
  • congrès.

Que l’on organise un congrès, le tournoi de golf annuel, un anniversaire d’entreprise, un spectacle bénéfice, un salon commercial, le lancement d’un nouveau produit, un colloque, une journée portes ouvertes ou l’inauguration d’un nouveau siège social, les principes de planification et d’organisation d’un événement demeurent les mêmes.
La mise sur pied d’un événement devient un puissant levier pour atteindre des objectifs en termes de communication marketing, de ventes, de reconnaissance ou de lobby. Les retombées d’un événement sont immenses.

Au fil des ans j’ai eu l’occasion d’organiser différents événements, plus de 500! Lancements de produits pour Bombardier; organisation des expositions internationales d’Interstar et Wulftec International (Paris, Dusseldorf, Chicago, Las Végas etc); organisation et gestion des plateaux de Ford du Canada pour les Salons de l’auto de Montréal, Québec et Ottawa; Organisation et inauguration de centres d’achats, multinationales s’installant en Estrie, nouveau centre d’affaires pour la Chambre de commerce…en fait bien des coupures de rubans! Des galas anniversaires d’entreprises et d’organismes (25- 40 et 50 ans d’existence); et encore…..

LA CLÉ DU SUCCÈS D’UN ÉVÈNEMENT…réside dans sa planification.

Lorsqu’on a réalisé cet exercice de planification avec diligence, on évite les surprises et les feux à éteindre. Que l’on organise un congrès, le tournoi de golf annuel, un anniversaire d’entreprise, un spectacle bénéfice, un salon commercial, le lancement d’un nouveau produit, un colloque, une journée portes ouvertes ou l’inauguration d’un nouveau siège social, les principes de planification et d’organisation d’un événement demeurent les mêmes.
La mise sur pied d’un événement devient un puissant levier pour atteindre des objectifs en termes de communication marketing, de ventes, de reconnaissance ou de lobby. Les retombées d’un événement sont immenses.

 

1. LES CONNAISSANCES GÉNÉRALES

  • Définition d’un événement spécifique
  • Pourquoi organiser un événement
  • Les 4 types d’événements
  • Les 3 principales ressources
  • Les 5 phases de l’organisation
  • À l’interne ou à l’externe
  • Les qualités et les compétences d’un bon organisateur
  • La composition du comité organisateur
  • L’importance de la planification et les différents outils utilisés
  • Les pièges à éviter

 

2. L’IDÉATION

  • Différentes techniques pour concevoir un événement

 

3. LA PLANIFICATION :

LE PLAN D’ACTION EN 12 ÉTAPES

  • Définir le contexte de l’organisation de l’événement dans son cadre corporatif
  • Élaborer les objectifs et la mission
  • Identifier les clientèles primaires et secondaires
  • Analyser l’environnement
  • Présenter les stratégies générales d’intervention
  • Établir les grandes lignes de la programmation
  • Définir les lignes directrices de communication
  • Identifier les besoins en termes de services de soutien
  • Définir la structure organisationnelle
  • Élaborer un échéancier
  • Élaborer le budget
  • Définir les critères et les outils d’évaluation

 

4. LA CLÉ DE LA TENUE D’UN ÉVÈNEMENT : LE FINANCEMENT

  • Définir la structure de commandite et élaborer un plan de commandite gagnant
  • Préparer le dossier de commandite
  • Identifier les commanditaires potentiels

 

5. LE COEUR DE L’ÉVÈNEMENT : LA PROGRAMMATION

  • Élaborer un programme préliminaire et une programmation finale
  • Concevoir le déroulement, le synopsis et la feuille de route technique

 

6. LE POSITIONNEMENT D’UN ÉVÈNEMENT : LES COMMUNICATIONS

  • Élaborer un plan de communication
  • Identifier les outils et les activités faisant la promotion de l’événement
  • Identifier les outils et les actions de communication sur le site
  • Élaborer une stratégie de placements médias
  • Effectuer la gestion des invitations et des inscriptions
  • Connaître les notions de base du protocole

 

7. LE MOTEUR DE L’ÉVÈNEMENT : LES RESSOURCES HUMAINES

  • Gérer les ressources humaines comme en entreprise
  • Identifier les ressources professionnelles externes
  • Définir les responsabilités et les tâches des différents intervenants
  • Comment superviser, soutenir et encourager les bénévoles
  • Identifier et mettre sur pied des comités
  • Élaborer les cahiers de charge

 

8. LA BASE D’UN ÉVÈNEMENT : LES SERVICES DE SOUTIEN

  • Effectuer la gestion du site
  • Faire l’inventaire des ressources
  • Élaborer le cahier des tâches
  • Faire affaire avec les fournisseurs
  • Planifier le montage et le démontage
  • Retenir les services auxiliaires externes – Transport, hébergement, etc.
  • Identifier les services auxiliaires internes – Hygiène, sécurité, etc.

 

9. APRÈS L’ÉVÈNEMENT

  • Les remerciements
  • La revue de presse
  • Les relations post événementielles avec les commanditaires et les dignitaires
  • Les suivis auprès de clients potentiels (salons)
  • La finalisation du budget
  • L’évaluation de l’événement